Guía Europea de Gestión del Conocimiento

Me acaba de llegar a mis manos la traducción de la Guía Europea de Buenas Prácticas en Gestión del Conocimiento, la cual consiste en una metodología para realizar la introducción de la Gestión del Conocimiento en las organizaciones.

En síntesis esta guía introduce elementos de gestión de procesos a partir de la elaboración de un marco de referencia que se recomienda desarrollar en la medida que empresas e instituciones deciden llevar a cabo un proyecto de GC.

En la guía se determina que las actividades más comunes para llevar a cabo un proyecto de GC son:
1. Identificar el conocimiento
2. Crear el conocimiento
3. Almacenar el conocimiento
4. Compartir el conocimiento
5. Utilizar el conocimiento

En el marco del proceso para elaborar la Estrategia del Conocimiento como punto inicial se consideran 3 dimensiones claves para evaluar el estado actual de las áreas del conocimiento que se deben identificar. Estas son: Habilidades, Difusión y Codificación. Precisamente este último punto es uno de los más críticos de identificar pues no siempre se tienen claro los parámetros que se utilizarán para ordenar y documentar el conocimiento de una forma estructurada.

Otro punto interesante que toca la guía dice relación con las acciones de mejora continua dentro de la organización para que el trabajo del conocimiento o el aprendizaje no sea en vano. En mi opinión, esta mejora es uno de los puntos más complejos pues implica compatibilizar los objetivos y la estrategia de la organización con los conocimientos existentes en ésta, situación que no siempre ocurre y que en ocasiones implica replantear el mapeo del conocimiento o definitivamente considerar que las principales actividades estarán dirigidas más a crear conocimiento que a reciclar el que existe, ello, claro, siempre y cuando se observe que la misión y estrategia va más allá de los conocimientos que se manejan.

De acuerdo con la guía, los pasos involucrados en el proyecto de GC son:
1. Concepción del proyecto de GC: donde una selección correcta del equipo de trabajo es fundamental para el éxito del mismo.
2. Valoración del estado actual de la GC en la organización: se trata de ubicar o crear una metodología para auditar el grado de madurez de la GC en la empresa o institución. El punto clave a mi juicio reside en que en algunas ocasiones los proyectos de GC se quedan tan sólo en esta etapa de identificación o diagnóstico sin considerar que esta valoración debe tender a obtener outputs tales que sirvan de herramienta para implementar el plan de GC futuro.
3. Desarrollo: aquí se ejecuta la solución de GC acordada, definiéndose las bases de la misma, su diseño y preparación para el proceso de implementación. En términos prácticos, esta etapa considera trabajar herramientas tales como las Lecciones aprendidas, considerar un Gestor del Conocimiento responsable también de la Administración del cambio al interior de la organización, tarea no menor si se consideran las altas tasas de rechazo y la resistencia natural que tiene la gente ante procesos de cambio. Otras herramientas de esta etapa de Desarrollo son la Administración de Documentos, los Centros de información, las Páginas Amarillas, el Uso de Conocimiento de los Clientes, el Soporte integrado con las Tecnologías de la Información y la Captura y uso del conocimiento de expertos que salen de la organización.
4. Implementación: consiste en la toma de conciencia de la necesidad de implementar la GC, la voluntad política de llevarla a cabo y, obviamente, su concresión. Es así como los outputs de esta fase consideran: la Valoración del cumplimiento de las personas, Personas entrendas en el uso de las herramientas seleccionadas para implementar la GC, la Integración del Conocimiento Organizacional.
5. Evaluación y Sostenimiento: considera la Evaluación de la solución de GC escogida, la medición de su impacto, y el hecho de verificar si los resultados del proyecto GC se han integrado efectiva y eficazmente al trabajo diario. Sin duda que esta medición resulta un esfuerzo necesario para la mejora continua de la GC en la organización, y se configura como uno de los puntos más críticos en la puesta en marcha de un proyecto de esta naturaleza.